我今天被老板问住了，365版本的PPT到底怎么插入各种东西？

事情是这样的,上周二下午，我正在工位上摸鱼刷网页，老板突然从背后拍了拍我的肩膀说：“小王啊，你这个月的工作汇报用最新版PPT做一下，我记得你不是用的Office 365嘛，那个版本插入东西的位置跟以前不太一样，你研究一下，下午三点咱们碰一下。”说完就走了，留我一个人对着电脑屏幕上那个还没关掉的购物网站发呆。

说实话,我用365版本也有一年多了，但你要突然问我“插入”在哪，我脑子里蹦出来的还是老版本的菜单栏，人就是这样，天天用的东西反而说不清楚它在哪，于是我花了两个小时把365版本PPT里所有跟“插入”有关的东西都翻了一遍，还顺便搞明白了几个以前从来没用过但特别好使的功能，今天就把这些东西写下来，万一你也碰到同样的问题，能省点时间。

先说最基础的东西：插入选项卡到底在哪

打开365版本的PPT,你会看到顶部有一条长长的功能区，这个设计从2013版本开始就差不多是这个样子了，在功能区上方有一排文字标签，“插入”就在“开始”的右边，排在第二个位置，点一下它，下面的功能区就会变成一排一排的插入工具，按类别分好了组。

如果你用的是网页版的Office 365，界面稍微有点不一样，但“插入”这个标签的位置没变，还是在顶部菜单栏靠左的位置，网页版的功能会少一些，这个后面会提到。

有个小细节很多人不知道：365版本的PPT支持自定义功能区，如果你右键点击功能区空白的地方，选“自定义功能区”，可以把插入相关的功能调整到你觉得顺手的位置，我见过有个同事把常用的“插入图片”直接挪到了快速访问工具栏上，就在左上角那一小条，点一下就直接弹出来文件选择框，确实快不少。

插入图片这件事，365版本多了几个选择

点开“插入”选项卡之后，“图片”按钮就在最左边的“图像”组里，点一下它会弹出一个小菜单，里面有三项：此设备、库存图像、联机图片。

“此设备”就是老版本里那个“来自文件”，从你电脑里选图片，这个不用多说。

“库存图像”是365版本才有的东西，点开之后你会看到一个图片库，里面有照片、图标、抠图人物，还有贴纸和插图，这些图片都是微软买了版权的，你在PPT里随便用，不用担心侵权的问题，我上个月做产品介绍的时候就从里面找了几张商务场景的照片，质量还行，比去网上到处搜然后担心版权省心多了，这个功能在网页版PPT里没有，必须用桌面版。

“联机图片”是从网上搜索图片，用的是Bing的图片搜索，跟老版本差不多，不过现在默认会过滤掉那些可能有版权问题的图片，搜出来的基本都是标注了可商用授权的。

还有一件事值得说一下：如果你直接把图片文件从文件夹里拖到PPT页面上，365版本会自动识别图片内容，有时候会弹出设计灵感面板，给你推荐几种排版方式，这个功能偶尔会翻车，比如我有一回拖了一张猫的照片进去，它给我推荐了一个什么“战略规划”的版式，不知道是怎么关联上的，但大多数时候还挺靠谱，尤其是图表和数据类的图片。

插入图标和3D模型，这两个功能很多人忽略了

在“插入”选项卡的“插图”组里，有一个“图标”按钮，点进去你会发现里面有好几千个矢量图标，按类别分好了，有商业、教育、技术、天气什么的，这些图标插入之后可以随意改颜色、改大小，因为是矢量的，怎么放大都不模糊。

这个功能我从2020年就开始用了,但上周才发现原来365版本的图标库一直在更新，现在多了好多新图标，关键是你可以在图标库里直接搜索关键词，不用一个分类一个分类翻，比如输入“团队”，就会蹦出来各种跟团队相关的图标。

旁边的“3D模型”按钮就更少有人注意到了，点开之后跟你选图片的界面差不多，可以从本地文件插入3D模型文件，也可以从库存3D模型里选，库存里的模型种类不少，有动物、工具、几何体什么的，插入之后你可以旋转它、放大缩小，还能设置动画，让3D模型在幻灯片之间用3D的方式过渡，这个功能在给小朋友做课件的时候特别好用，我上次帮我表姐做她儿子班上的科普小课件，插了一个可以旋转的地球模型，小朋友们看演示的时候眼睛都直了。

不过要提醒一句,3D模型在网页版PPT里显示不了，只能在桌面版用。

插入表格和图表，365版本有个让我惊喜的功能

插入表格没什么特别的,点“表格”之后可以拖格子选行列数，也可以手动输入。但365版本多了一个“Excel电子表格”的选项，选这个之后PPT会内嵌一个真正的Excel工作表进去，你可以在PPT里直接操作表格数据，跟用Excel的感觉一模一样，数据量大的时候这个特别好用，不用在两个软件之间来回复制粘贴。

插入图表的部分变化更大,点击“图表”按钮之后，会弹出一个插入图表的窗口，左边是图表类型，右边是具体样式预览，365版本在这个窗口里多了一些新的图表类型，比如树状图、漏斗图、地图图表，地图图表挺有意思，你可以按地区展示数据，它会在PPT里生成一个可交互的地图，省份或者国家的颜色深浅会根据数据自动变化。

选好图表类型之后,系统会自动打开一个Excel小窗口让你填数据，这里有个细节：365版本的数据编辑窗口是独立弹出的，不会像老版本那样在PPT下面挤着，编辑体验好不少。

插入视频和音频，在线内容的支持变强了

在“插入”选项卡的最右边是“媒体”组，里面有视频和音频两个按钮。

插入视频的时候,除了从本地上传，365版本支持插入在线视频，你只需要把视频的网页链接粘贴进去就行了，支持的平台包括YouTube、Vimeo、还有微软自己的Stream，这个功能在做线上分享的时候非常方便，不用先把视频下载下来转换格式再插入，省了好几个步骤。

音频也是一样的逻辑,可以本地、可以联机，另外365版本在“录制”选项卡那边还有一个“屏幕录制”的功能，能直接录制你电脑屏幕上的操作并生成视频插入到PPT里，做软件教学类PPT的时候这个功能简直是救命的存在，我以前都是录屏软件录完导出再导入PPT，现在一步到位。

上面这个表格我整理了一下桌面版、网页版和老版本之间的区别，这样你心里有个数，如果你用的是网页版，有些高级功能确实用不了，但日常的图片、形状、文本框这些完全够用。

SmartArt和加载项，两个容易被跳过的好东西

在“插入”选项卡的“插图”组里，SmartArt按钮安安静静地待在图标旁边，这个东西其实就是预设好的信息图模板，有流程图、层次结构图、关系图各种类型，你选了之后填文字就行，颜色和样式都会自动配好。

我之前觉得SmartArt做出来的东西很呆板,样式太统一了，但365版本更新了SmartArt的模板库，多了不少扁平化设计的样式，配色也比以前好看，关键是你可以在SmartArt内部单独调整每一个形状的颜色和效果，不用整体统一改了，这个灵活度提升让SmartArt的实用性高了一大截。

至于“加载项”，这个按钮在“插入”选项卡的中间位置，点开之后是一个应用商店一样的东西，里面有很多第三方开发的插件，有些免费的挺好用，比如有个叫“QR4Office”的插件，可以在PPT里直接生成二维码，你输入网址或者文字，它就给你一个二维码图片插到页面上，做活动方案或者海报类的PPT时候特别方便。

不过我建议加载项别装太多,我有一阵子看到免费的就装，结果PPT启动速度明显变慢了，后来把不常用的卸掉，又恢复了正常。

最后说几个我踩过的坑

第一个坑是关于插入PDF内容的,365版本可以插入PDF文件作为对象，但如果你用的是“插入对象”方式把整个PDF丢进去，别人看PPT的时候需要本地装了PDF阅读器才能打开那个对象，更好的做法是把PDF的页面转成图片再插入，或者用截图工具截取需要的部分，微软官方文档《在PowerPoint中插入PDF内容》里也提到了这个限制。

第二个坑是字体嵌入的问题,365版本默认会自动嵌入字体，但这个功能有时候不太稳定，如果你用了一些比较冷门的字体，换一台电脑打开可能字体还是会被替换掉，我的习惯是把文字转成形状之后再分发文件，这样无论什么电脑打开都一样，不过转成形状之后就没办法编辑文字了，所以记得留一份没转的原文件。

第三个坑是视频文件的大小限制,365桌面版插入本地视频基本没有大小限制，但如果你用网页版，单个文件不能超过256MB，有一次我做了个培训课件，插了几个高清视频，用网页版一打开直接提示文件太大无法保存，当场抓瞎。

写到这里看了一眼时间,下午两点了，老板三点要看汇报，我现在才开始做，好像也不是什么大问题——刚才摸鱼的时候已经把要用的图标和图片都找好了，库存图像里正好有合适的商务模板配图，图表模板也选了个顺眼的漏斗图，365版本的插入功能虽然选项多得让人眼花，但用熟了之后确实比老版本效率高不少，好了我去做PPT了，希望这篇文章对你有用，下次再聊。

文中提到的功能对照参考了微软官方支持文档《PowerPoint 365 的新增功能》以及《在 PowerPoint 中插入内容》相关页面的说明。